Tratamiento de datos personales en FacturacionesDC.

1. Identificación del responsable

Para efectos de esta política, el responsable de la información asociada a la operación directa de FacturacionesDC es:

Cuando FacturacionesDC presta servicios tecnológicos a restaurantes, bares, cafés, gastrobares u otros negocios de comida, dichos negocios pueden actuar como responsables de sus propias bases de datos de clientes, trabajadores, pedidos y campañas. En esos casos, FacturacionesDC puede actuar como encargado o proveedor tecnológico que procesa información siguiendo las instrucciones del restaurante cliente.

2. Alcance de esta política

Esta política aplica a los datos personales tratados mediante:

• El sitio web público de FacturacionesDC.
• Solicitudes de demo, contacto comercial, soporte o implementación.
• Uso de la plataforma SaaS por restaurantes y su personal autorizado.
• Pedidos realizados por clientes finales mediante carta digital, QR, enlaces de domicilio o canales conectados.
• Campañas de fidelización, mensajes transaccionales, correos electrónicos y comunicaciones por WhatsApp.
• Módulos de inventario, facturación, cocina, métricas, reportes, asesor de negocio y analítica operativa.

3. Datos personales que podemos tratar

Dependiendo del tipo de usuario y de la funcionalidad usada, se pueden tratar las siguientes categorías:

Datos de restaurantes, administradores y colaboradores

• Nombre, teléfono, correo electrónico, usuario, rol, permisos y credenciales de acceso.
• Información de operación del restaurante: ventas, facturas, mesas, turnos, caja, productos, inventario, recetas y reportes.
• Datos de desempeño del equipo, tales como mesas atendidas, ventas, propinas, tiempos de atención o actividad en el sistema.

Datos de clientes finales de restaurantes

• Nombre, teléfono, correo electrónico, cumpleaños, preferencias o datos entregados voluntariamente al restaurante.
• Historial de pedidos, productos consultados, productos comprados, recompensas, puntos, campañas recibidas y respuestas comerciales.
• Datos necesarios para entregar pedidos, validar premios, atender solicitudes o enviar mensajes operativos y promocionales autorizados.

Datos técnicos y de uso

• Dirección IP, navegador, dispositivo, fecha y hora de acceso, eventos de uso y registros técnicos necesarios para seguridad y auditoría.
• Métricas agregadas o estadísticas sobre ventas, productos, horarios, inventario, campañas y desempeño operativo.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales pueden ser tratados para las siguientes finalidades:

• Prestar, operar, mantener y mejorar la plataforma FacturacionesDC.
• Permitir la gestión de carta digital, productos, pedidos por QR, cocina, facturación, caja, inventario y reportes.
• Crear y administrar usuarios, roles, permisos, sesiones y seguridad de acceso.
• Procesar pedidos, pagos, facturas, historial de consumo, fidelización, puntos, recompensas y atención al cliente.
• Enviar mensajes transaccionales relacionados con pedidos, compras, entregas, cierre de mesa, soporte o funcionamiento del servicio.
• Enviar campañas comerciales, promociones, mensajes de cumpleaños, recuperación, frecuencia o recompra cuando exista autorización aplicable.
• Medir resultados de campañas, clientes impactados, recompra, ticket posterior, tiempo hasta recompra y efectividad comercial.
• Generar métricas, reportes, análisis de rentabilidad, inventario, merma, consumo esperado, tiempos de cocina y rendimiento del equipo.
• Emitir recomendaciones operativas o comerciales dentro del asesor de negocio y funcionalidades de analítica.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, administrativas, de seguridad y de prevención de fraude.
• Atender solicitudes, quejas, reclamos, soporte técnico, consultas comerciales y requerimientos de titulares.

5. Uso de WhatsApp y canales de mensajería

FacturacionesDC puede integrarse con WhatsApp Business Platform o herramientas relacionadas de Meta para permitir que los restaurantes envíen o reciban comunicaciones con sus clientes, siempre conforme a las políticas aplicables de WhatsApp, las autorizaciones requeridas y las instrucciones del restaurante.

• Los mensajes por WhatsApp pueden usarse para soporte, confirmaciones, seguimiento de pedidos, campañas, promociones o recuperación de clientes.
• Cuando se envíen comunicaciones comerciales, el restaurante debe contar con autorización o base válida para contactar al cliente.
• El cliente podrá solicitar no recibir mensajes promocionales cuando aplique.
• WhatsApp y Meta pueden tratar información conforme a sus propias políticas, términos y condiciones.
• FacturacionesDC no controla de forma exclusiva la infraestructura de WhatsApp ni las decisiones de tratamiento propias de Meta.

FacturacionesDC no vende bases de datos personales ni entrega datos de clientes finales a terceros para que estos hagan publicidad independiente no autorizada.

6. Base de legitimación y autorización

El tratamiento de datos personales se realiza con fundamento en la autorización del titular cuando esta sea requerida, la ejecución de una relación contractual o precontractual, el cumplimiento de obligaciones legales, la atención de intereses legítimos relacionados con seguridad y operación del servicio, y las demás bases permitidas por la normativa aplicable.

En el caso de clientes finales de restaurantes, el restaurante que utiliza FacturacionesDC debe informar y obtener las autorizaciones necesarias para el tratamiento de sus datos, especialmente cuando se trate de campañas comerciales, fidelización o comunicaciones promocionales.

7. Encargados, proveedores y terceros

Para prestar el servicio, FacturacionesDC puede apoyarse en proveedores tecnológicos que actúan como encargados o subencargados del tratamiento, por ejemplo:

• Servicios de infraestructura, hosting, almacenamiento, servidores, bases de datos y copias de seguridad.
• Proveedores de mensajería, incluyendo WhatsApp Business Platform, Meta y servicios relacionados.
• Proveedores de correo electrónico transaccional o comercial.
• Servicios de analítica, monitoreo, seguridad, soporte técnico y prevención de abuso.

Estos terceros solo deberían acceder a la información necesaria para cumplir la finalidad correspondiente. Cuando sea necesario, los datos pueden ser tratados o almacenados fuera de Colombia, bajo medidas razonables de protección y conforme a la normativa aplicable.

8. Conservación de la información

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas, prestar el servicio, mantener registros operativos, atender obligaciones legales o contractuales, resolver disputas, prevenir fraude y soportar auditorías internas.

Cuando un dato ya no sea necesario o proceda su eliminación, se podrá suprimir, anonimizar o conservar únicamente cuando exista una obligación legal o una razón legítima para mantenerlo.

9. Seguridad de la información

FacturacionesDC aplica medidas razonables de seguridad administrativas, técnicas y organizacionales orientadas a proteger la información contra acceso no autorizado, pérdida, uso indebido, alteración o divulgación no autorizada. Estas medidas pueden incluir control de acceso, autenticación, separación por restaurante, registros técnicos, copias de seguridad y buenas prácticas de operación.

Ningún sistema es absolutamente infalible. En caso de incidentes relevantes de seguridad, se adoptarán medidas razonables de contención, análisis y notificación cuando corresponda.

10. Derechos de los titulares

De acuerdo con la normativa colombiana de protección de datos personales, los titulares pueden ejercer, entre otros, los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando aplique.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la autoridad competente cuando considere que se incumple la normativa aplicable.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no exista deber legal o contractual de conservarlo.
• Acceder gratuitamente a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, en los términos de la ley.

Si el dato pertenece a una base administrada por un restaurante cliente de FacturacionesDC, la solicitud podrá ser remitida o coordinada con dicho restaurante, por ser quien define muchas de las finalidades y medios del tratamiento de sus propios clientes.

13. Menores de edad

FacturacionesDC no está dirigida a menores de edad como usuarios administrativos de la plataforma. Si un restaurante llegara a tratar datos de menores en el marco de su operación, deberá contar con las autorizaciones y cuidados reforzados exigidos por la normativa aplicable y el interés superior del menor.

14. Cambios en esta política

Esta política puede actualizarse para reflejar cambios legales, operativos, tecnológicos o comerciales. La versión vigente estará publicada en esta página, indicando su fecha de actualización. El uso continuado de la plataforma después de publicada una actualización implica conocimiento de la nueva versión, sin perjuicio de las autorizaciones específicas que deban solicitarse cuando corresponda.